Signature électronique - Cachet SCSE
Signature électronique réglementé pour archivage à valeur probatoire

Signature électronique

Le contexte réglementaire

Les exigences légales sont définies dans le droit commercial et le droit fiscal. L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) concrétise le Code des obligations.

Le CO stipule que toutes les entreprises inscrites au registre du commerce doivent gérer et conserver leurs livres et pièces comptables sur support papier, sur forme électronique ou sous toute forme équivalente.

Sont autorisés pour la conservation de documents:

  • les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les sup­ports d’images et les supports de données non modifiables;
  • les supports d’information modifiables si: 

 

  1. des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées,
  2. le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horo­datage),
  3. les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et
  4. les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des con­nexions [log files]) sont également conservées.

 

Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modi­fiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).

Descriptif de notre solution

Premièrement notre service d’archivage basé sur un coffre Electronique de type SAE (Système D’archivage Electronique) assure l’intégrité et l’historisation des transactions.

Ensuite, notre service de signature permet une signature électronique juridiquement efficace de tout type de fichier en utilisant un cachet électronique de l’entreprise (certificat). Les documents signés acquièrent ainsi une valeur probante, car ils garantissent l’intégrité (inaltérabilité) et l’authenticité (quelle entreprise a signé le document) vis-à-vis du destinataire et du législateur. Les documents signés électroniquement avec Sealsign de QuoVadis, tels que les factures, répondent pleinement aux exigences de l’archivage électronique ainsi qu’à la loi suisse sur la signature.

 

Qu’il s’agisse de PME ou de grandes entreprises, vos processus commerciaux encore basés sur le papier peuvent être numérisés avec notre solution et ainsi être optimisés, réduits et accélérés de manière significative. Vos documents numériques, tels que les factures, les reçus, etc., gagnent en confiance car leur intégrité et leur authenticité sont garanties, répondant ainsi à toutes les exigences de l’archivage électronique. Vous obtenez une augmentation significative de l’efficacité et des économies de coûts – à la fois dans le processus de traitement et d’archivage des documents.

Architecture du service

Sealsign se compose de plusieurs services qui ont des tâches différentes. Il permet de créer une installation distribuée où certaines parties du service sont installés du côté du client ; les autres sont disponibles du côté du fournisseur de services (cloud sealsign). Le diagramme suivant montre un exemple à l’architecture cloud de sealsign.

Certificate and Keystore

Pour la signature, un certificat numérique individuel est émis au nom du client. Le cloud sealsign de QuoVadis utilise des dispositifs de création de signature sécurisés (SSCD ou HSM)

Voir nos autres solutions

Fujitsu : fi-6400

La capture de document à moindre coût pour tous

Le scanner fi-6400 est la solution de numérisation idéale pour les petites et moyennes entreprises désireuses de mettre en place une solution de numérisation centralisée. Toutefois, les entreprises plus importantes peuvent également voir dans ce modèle abordable un bon moyen d’apporter plus de flexibilité à leur infrastructure de numérisation, par exemple dans des services où les volumes à numériser diminuent, ou pour couvrir des périodes d’activité intenses, ou encore tout simplement comme un appareil de back-up.

Hautement technologique et naturellement polyvalent, le scanner fi-6400 sera le meilleur allié des sociétés qui cherchent une solution de numérisation à hauts volumes, conçue pour traiter l’afflux de documents et le transformer en données électroniques exploitables. Un processus de capture global qui optimise les process de traitement, la gestion et l’automatisation des processus métier.

Ces routines automatisées peuvent apporter un plus aux entreprises dans le domaine de l’archivage, leur permettant de respecter les exigences de conformité et d’introduire des lots de documents dans les processus métiers. Un scanner robuste au coût global de possession remarquablement bas, par rapport à d’autres modèles de sa gamme et de la gamme supérieure, qui vous garantit un retour sur investissement rapide.